Comment améliorer sa productivité au travail pour ne pas arriver à la retraite sur les rotules ?

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On a tendance à voir la retraite comme un graal, l’objectif tant attendu après des années de dur labeur. Le monde du travail est un univers où l’on a besoin, traditionnellement de toujours aller vers plus de productivité. Comment repenser notre organisation du travail pour travailler mieux à la fois dans son organisation personnelle et dans ses interactions avec les clients ou les collaborateurs ? Quelques pistes de réflexion concrètes vous sont proposées dans cet article. 

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1. Prioriser ses tâches

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De nombreuses petites actions du quotidien, qui seront faites rapidement, paraissent insignifiantes. Pourtant, lorsqu’on les additionne toutes, au-delà d’une to-do list interminable, elles sont aussi sources de charge mentale, de stress et de temps perdu ! 

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Prioriser ses tâches permet de mettre en évidence celles qui sont indispensables et nécessaires de celles qui sont “bonus”. Faire le tri et se concentrer sur l’essentiel est primordial pour gagner en efficacité. Comment faire le tri dans ses tâches quand tout nous paraît important ? Commençons par clarifier et centraliser l’information.

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2. Centraliser et clarifier l’information

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Il est normal de ne pas avoir une idée exacte de l’ensemble des tâches que l’on doit réaliser, de l’ordre dans lequel les agencer, de leur degré d’importance et de leur urgence. A posteriori on peut réaliser que certaines tâches moins urgentes ont été traitées avant d’autres qui auraient mérité une priorité mais ce serait mieux de pouvoir l’anticiper n’est-ce-pas ?

Des notes par-ci, par-là, une idée qui fuse dans l’esprit et qu’on veut réaliser tout de suite, un sujet qui nous plaît plus qu’un autre, une notification d’email qui nous déconcentre et qu’on veut traiter rapidement, un appel qu’on ne peut pas louper, une réunion qui démarre,... Bref, les raisons sont nombreuses et polluent notre esprit qui n’est plus ordonné de manière claire. En plus de générer un stress inutile, on risque de rater des informations, de bâcler certaines tâches et notre esprit n’est pas libre. Résultat des courses : on perd en efficacité. 

Une bonne pratique consiste donc à centraliser l’intégralité de ses tâches dans un seul endroit.

Ainsi, vous aurez une source unique et fiable où se trouve toute l’information et toutes les tâches que vous devez réaliser. A partir de là, il sera beaucoup plus simple de les prioriser et de les agencer comme bon vous semble.  et vous pourrez les prioriser comme bon vous semble. Il existe de nombreux outils pour faire ça comme par exemple Trello, Asana, Basecamp,...

Sur la théorie, il existe également des méthodes intéressantes telle que la Matrice d’Eisenhower ou encore des ouvrages comme la Méthode GTD pour approfondir ce concept d’optimisation des tâches. 

Une bonne maîtrise de vos tâches vous fera gagner en efficacité et réduira votre charge mentale car vous aurez une vision plus claire et aucune appréhension sur le fait d’en oublier. Vous ne serez pas non plus tenté de vous disperser en priorisant les dernières tâches arrivées (le problème bien connu de la dernière sollicitation traitée en premier, qui donne l’impression de ne pas avancer dans sa journée).

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Supprimer les tâches inutiles

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Maintenant que vos actions sont centralisées et priorisées, il est temps de supprimer toutes celles qui sont inutiles. Que vous soyez seul gestionnaire de votre entreprise ou que vous gériez des équipes, c’est l’un des enjeux majeurs pour un.e entrepreneur.e car tout nous paraît important. 

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Connaissez-vous le concept du knowledge management ?

Le temps perdu pour chercher des documents ou de l’information, au sein même de son organisation, est de plus en plus présent et de plus en plus problématique. Certaines entreprises estiment à plus d’une demie journée par semaine le temps passé à des tâches sans valeur ajoutée comme de la recherche d’informations mal organisées. 

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C’est un paradoxe quand on voit tous les outils numériques destinés à faciliter la vie en entreprise (CRM, Teams, emails, Drive,...). Et en même temps ça se comprend aisément : l’explosion de ces outils augmente le nombre d’endroits où peut être stockée l’information. Il est donc récurrent de perdre du temps à la chercher voire de ne jamais la trouver.

C’est ici que le knowledge management intervient. Bien organiser la connaissance au sein de son entreprise devient un enjeu clé. De nombreux outils se développent pour répondre à ce besoin, comme les logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents), les knowledge bases, et les moteurs de recherche pour entreprise.

L’organisation de l’information et la documentation de la base de connaissance sont souvent sous-estimées et pourtant essentielles dès la création de sa structure pour faciliter le développement et les recrutements. C’est évidemment très apprécié et simplifié lorsque l’on travaille en tant qu’indépendant avec une entreprise bien structurée et bien organisée sur ce type de process également. 

Au sein de l’entreprise ainsi que pour les collaborateurs externes on observe plus d’autonomie et donc moins de sollicitations inutiles. Chaque partie prenante est plus efficace dans sa recherche d’information, on ne perd pas de temps à créer de nouveaux documents qui étaient déjà existants et ainsi on gagne en productivité et en efficacité.

Le deuxième point d’attention et non des moindres ce sont les réunions. On passe parfois la moitié de son temps de travail en réunion. Elles ne sont pas toujours utiles et ne concerne pas toujours toutes les parties prenantes. C’est donc un gros levier pour gagner du temps et de la productivité. 

Vous pouvez regarder du côté du ROTI : Return On Time Invested pour des premières pistes de réflexion. En quoi ça consiste ? 

Vous demandez aux participants (partenaires, collaborateurs, clients,...) de mettre une note de 1 à 5 : 

•5. Excellente réunion: Cela valait bien plus que le temps que j’y ai passé.

•4. Bonne: Cela m’a apporté plus que le temps que j'y ai passé.

•3. Moyenne: Je n'ai pas perdu mon temps, mais sans plus...

•2. Pas très utile: Cela ne valait pas le temps que j'y ai passé.

•1. Inutile: Je n'y ai rien gagné.

Lorsque la note est inférieure à 3 on creuse le sujet. Est-ce que la présence de cette personne-là est requise à la prochaine réunion ? Ou comment faire pour que la prochaine réunion sur le sujet soit pertinente pour toutes les personnes présentes ?

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Voici donc quelques pistes pour améliorer votre productivité et votre efficacité au travail pour ne pas arriver sur les rotules à la retraite. Il en existe évidemment d’autres mais il faut bien commencer quelque part. A vos to-do et bon courage !

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